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24 Julio 2008

¿Se puede vivir sin e-mail?

La mayoría de los altos directivos no renunciarían a su correo electrónico.

Como el resto de los mortales, los ejecutivos tampoco pueden vivir sin usar su e-mail. De hecho, según una encuesta realizada por Kroll Ontrack, líder mundial de recuperación de datos, el 50 % de los ejecutivos preferiría salvar su buzón de correo electrónico antes que cualquier otro archivo de su empresa. Los executive lo tienen claro: el correo electrónico es la herramienta más valiosa de su trabajo.

Kroll Ontrack ha realizado esta encuesta sobre una muestra representativa de ejecutivos. Su objetivo, determinar qué tipo de datos son considerados como más necesarios en las empresas. Pese a que la mayoría de los profesionales emplea en la actualidad la libreta de direcciones, el 81 % de los encuestados salvaría antes sus mensajes que sus contactos. Una muestra inequívoca que los ejecutivos consideran que la información contenida en su buzón de correo es más valiosa que cualquier otro archivo relevante en su trabajo.

¿Se trata de una herramienta tan imprescindible o es un caso de adicción al correo electrónico? En la actualidad, todos somos susceptibles de convertirnos en adictos al e-mail. De hecho, muchas personas dependen de su correo sin ni siquiera saberlo. Son los que no pueden pasar junto a un ordenador (suyo o de otra persona) sin comprobar si tienen mensajes. O los que no se van de vacaciones a ningún lugar donde no puedan conectarse a sus sistemas de correo electrónico. Algunos llegan hasta el punto de enviarse a sí mismos un mensaje si no ha llegado ninguno en varios minutos, para comprobar que todo funciona correctamente. El miedo a sentirse ‘desconectados’ es una de las razones que conduce a esta nueva y extendida adicción. Además, el e-mail es mucho más que una herramienta de comunicación: es una forma de manejar la agenda y los contactos, una herramienta para delegar acciones de trabajo y un modo de obtener un registro formal de hechos.

Para evitar dedicar más tiempo del necesario al correo electrónico y disfrutar sólo de sus ventajas, existen algunas claves de uso:

  • Ponerse un límite de tiempo. Dedicar un tiempo determinado a responder e-mails.
  • Responder de forma inmediata. La mejor norma es leer sólo los dos correos cuando voy a responder en lugar de leerlos y dejar la respuesta para más tarde.
  • Si tuviera más tiempo podría... Hacer una lista de lo que haríamos con nuestro tiempo libre y dejarla junto al ordenador como recordatorio.
  • Hacer una lista de correos para escribir. Así programar los e-mails es una forma de escribir sólo los necesarios.
  • Mantener un diario. Anotar nuestra interacción con el correo electrónico nos ayudará a ver en qué medida lo usamos y podremos corregirnos.
  • El día de la desintoxicación. Pasar un día de la semana sin mirar el correo. El mundo no se para.
  • Subcontratar. Si puedes, contrata a alguien para que mire tus e-mails.
  • Lo bueno si breve... Hacer los e-mails cortos y concisos.






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