10 recomendaciones para organizar un evento perfecto
Conseguir un networking eficaz no sólo depende de nuestra formación o nuestro perfil profesional: a veces, meter la pata en un acontecimiento social puede echar por tierra meses de trabajo en las redes sociales para profesionales. ¡Que no te ocurra!
Cada vez más, tendemos a utilizar Internet y las herramientas 2.0 para entrar en contacto con posibles socios, clientes y proveedores. Sin embargo, la comodidad y el anonimato que nos regala la Red se nos puede girar en contra en los encuentros presenciales de toda la vida. Y es que nadie está libre de tener un mal día a la hora de pronunciar una conferencia o elegir su indumentaria.
Para evitarlo, toma nota de estas recomendaciones para no desentonar (especialmente si la organizadora del evento es la firma donde trabajas).
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Pensar el mensaje.
Un acontecimiento tiene que ir asociado a una idea que la empresa quiera transmitir. Una vez consensuada, es importante compartirla con todos los colaboradores y que éstos hagan todo lo que esté en su mano por comunicarla adecuadamente.
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El protocolo, documentado.
Cualquier compañía debería contar con un manual interno de protocolo, al alcance de todos los trabajadores. De hecho, la imagen y el prestigio de la empresa dependen del mismo.
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Participación del departamento de comunicación.
El protocolo debe de formar parte de la estrategia de comunicación de la empresa.
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Cuida la ambientación.
Si la maestra de ceremonias es tu empresa, es preferible huir de las decoraciones excesivas o pomposas: apuesta por una atmósfera acogedora pero sencilla, que favorezca la interacción entre los asistentes.
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Muestra la imagen corporativa y de marca.
Es fundamental que el logotipo esté siempre presente en la logística y el merchandising.
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Eventos breves, pero interesantes.
Las tres máximas del periodismo (concisión, claridad y sencillez) deben servir para este tipo de actos corporativos. ¿El objetivo? Que tus invitados piensen que ha merecido la pena asistir a la cita.
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No te pases con el speech.
Los discursos deben de ser breves, ágiles y capaces de enganchar al auditorio. Los contenidos audiovisuales (diapositivas, vídeos, etc.) pueden ayudarte a que sean mucho más amenos.
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Directivo=empresa.
Si ostentas algún cargo de responsabilidad, no debes olvidar que la imagen que proyectes será la de tu empresa. Si no causas una buena impresión a tus interlocutores, lo más probable es que éstos desconfíen de la compañía a la que representas. De ahí que debas tener aún más cuidado, si cabe, de tu vestimenta, tus gestos o tu actitud.
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Sé el perfecto anfitrión.
Si es tu empresa la que organiza al evento, no pases por alto en ningún momento la hospitalidad y la actitud de servicio hacia los asistentes. Y lo mismo debe ocurrir con el resto de los empleados: desde el director general hasta el estudiante en prácticas, todos deben procurar que nuestros invitados pasen una velada agradable.
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La importancia de una actitud positiva.
Para resultar creíble (y meterte en el bolsillo a tus interlocutores), transmite siempre la mejor imagen de tu trabajo o de tu campo de especialización.
