Comunicación en la empresa: por una conversación eficaz

En nuestro día a día pasa. Encontramos “delincuentes conversacionales” por exceso (aquéllos a los que les preguntas “¿Qué tal estás?” y te cuentan toda su vida) y por defecto (los que te contestarían con un ruido tipo “sshtoy”). Sabemos que cada conversación tiene una especie de normas tácitas en función de las personas que participan, el entorno, etc. Pues bien, estas normas no se deberían perder cuando hablamos de la comunicación interna en una empresa, porque la transmisión de la información es un bien muy codiciado para que todos los proyectos salgan a la perfección.

Lo que pretendemos es que las personas que han de leer nuestros e-mails, informes, propuestas estratégicas o comerciales, tenga una reacción positiva ante las ideas que transmitimos. Que la comunicación sea efectiva ¿Cómo conseguirlo?

1. Al grano. No porque algo sea más importante necesita más páginas para ser explicado. El que lo lee lo percibe al revés: si hay algo muy importante para leer, irá a buscar el resumen o aquellas partes más resaltadas del texto. Así, revisaremos nuestro primer borrador y cortaremos sin piedad aquellas informaciones superfluas. No se trata de escribir esquemas, sino de conseguir frases y textos que reduzcan nuestra comunicación a lo más importante.
2. La redundancia no vale. Ni los tecnicismos innecesarios. Se puede ser coloquial sin llegar a ser informal. Por ejemplo, en vez de decir “visión global interdisciplinar”, expresar esa idea con expresiones más del tipo “visión que tenga en cuenta la cooperación entre varios departamentos y colaboradores”.
3. Leer, releer y volver a releer. Incluso en voz alta, para comprobar si hay frases o párrafos mal construidos, o algo que no se acaba de entender. La revisión del documento también necesita reposar para que a cada lectura vayamos mejorando el mensaje. A medida que vayamos practicando, cada vez necesitaremos menos tiempo y menos revisiones, algo ideal para cuando tengamos que escribir y enviar algo de forma urgente.
4. Usa plantillas. ¿Escribes mensajes muy similares para responder a proveedores, o elaborar informes? ¿Hay tipos de documentos que tienes que redactar de forma habitual? Pues entonces créate plantillas, documentos base con los que empezar a trabajar. Poco a poco esta plantilla cada vez estará más completada y todo tu esfuerzo se centrará en encontrar los mensajes clave que quieres comunicar, y no perderás el tiempo en dar formato o pensar el orden de la información, por ejemplo.
5. Pregúntate como si fueras un periodista. Existe una estructura clásica para la construcción de una noticia, y que tiene el nombre de “las cinco W” (What, When, Why, Who, How; o lo que es lo mismo, Qué, Cuándo, Por qué, Quién, Cómo). ¿Cómo te puede servir? Intenta responder en los tres primeros párrafos a estas preguntas, y así ordenarás los datos de los más a los menos importantes. Piensa cómo lees tú la prensa: te gusta encontrar la información útil al principio, y si de verdad te engancha la noticia, puedes seguir leyendo el resto. Esto se puede aplicar también en los documentos de trabajo.
6. Tienes un propósito. Déjalo claro. El documento empresarial debe “llamar” claramente a realizar una acción concreta. Tiene un objetivo determinado: explicar qué debería hacer nuestro lector después de leer nuestra información, sin dejar dudas u opciones que retrasen los objetivos del proyecto.

Por último, un recordatorio que, por básico, se suele olvidar. No escribimos para nosotros. Es importante ponerse en el lugar de las personas que van a leer nuestro documento. Eso nos permitirá “hablar” adaptándonos a lo que nuestro interlocutor espera de nosotros, tanto en el contenido y su interés/relevancia, como en la forma. Si queremos hablar con un perro, lo mejor será empezar diciendo “guau”. Escribir bien no es lo único, sino también conocer qué podemos esperar de cada compañero, y cómo hacer que el proceso de compartir información sea realmente útil para cada uno y para los objetivos de la empresa.